Les vacances approchent et, comme beaucoup de dirigeants, vous avez probablement une longue liste de dossiers à finaliser avant de fermer votre entreprise quelques jours ou quelques semaines.
Pourtant, ce ne sont pas les grands projets qui posent le plus souvent problème au retour des congés. Ce sont les petits oublis : un salaire non programmé, une échéance fiscale oubliée, un client qui attend une réponse ou un salarié qui découvre trop tard la fermeture de l’entreprise.
Quelques vérifications simples permettent pourtant d’éviter bien des difficultés.
Chez Alliés Conseils, nous accompagnons chaque année des dirigeants dans cette période particulière. Voici les principaux points que nous vous conseillons d’anticiper avant votre départ.
Informer vos salariés suffisamment tôt
La fermeture estivale d’une entreprise ne s’improvise pas.
Lorsque les congés sont imposés en raison d’une fermeture annuelle, les salariés doivent être informés suffisamment en amont afin de pouvoir organiser leurs propres vacances.
Cette communication permet également d’éviter les incompréhensions ou les contestations liées aux dates de congés.
Au-delà de l’obligation d’information, il s’agit surtout d’une bonne pratique de management. Une équipe prévenue suffisamment tôt peut mieux anticiper la fin des dossiers, informer les clients et préparer la reprise.
Anticiper la paie avant de partir
L’entreprise peut être fermée. Les obligations de l’employeur, elles, continuent.
Les salaires doivent être versés aux dates habituelles, même si le dirigeant ou le service administratif est en congés.
Programmer les virements bancaires, vérifier les éléments variables de paie, transmettre les informations au cabinet comptable ou au gestionnaire de paie : ces quelques vérifications évitent des retards qui peuvent rapidement créer des tensions auprès des collaborateurs.
Pour les entreprises qui externalisent leur paie, il est également conseillé d’anticiper la transmission des informations plusieurs jours avant la fermeture.
Prévenir vos clients et vos fournisseurs
Un simple message peut éviter de nombreuses situations inconfortables.
Informer vos clients de votre période de fermeture permet de gérer leurs attentes et d’éviter les relances inutiles.
Vos fournisseurs peuvent également adapter leurs livraisons, leurs délais ou leurs demandes de validation.
Un e-mail envoyé quelques jours avant les congés, un message automatique sur votre boîte mail et une information publiée sur votre site internet ou vos réseaux sociaux contribuent à maintenir une relation professionnelle de qualité.
Cette anticipation renforce également votre image de sérieux auprès de vos partenaires.
Vérifier vos échéances fiscales et sociales
Les administrations ne ferment pas nécessairement lorsque votre entreprise est en vacances.
Déclaration de TVA, échéance d’URSSAF, acompte d’impôt sur les sociétés, règlement de cotisations ou autres obligations déclaratives : il est important de vérifier le calendrier avant votre départ.
Selon votre activité, certaines échéances peuvent tomber en plein milieu de votre fermeture.
Les anticiper permet d’éviter des pénalités, des intérêts de retard ou des démarches d’urgence au retour des congés.
Votre expert-comptable peut vous aider à identifier les dates importantes et à organiser ces formalités avant votre départ.
Préparer une rentrée plus sereine
Une fermeture estivale bien préparée ne consiste pas uniquement à verrouiller les locaux.
C’est aussi s’assurer que les salariés disposent des bonnes informations, que les paiements sont programmés, que les partenaires sont informés et que les principales obligations administratives sont anticipées.
Quelques heures de préparation avant les vacances permettent souvent d’éviter plusieurs jours de gestion de crise au retour.
Chez Alliés Conseils, nous accompagnons nos clients bien au-delà de la comptabilité. Notre rôle est aussi de vous aider à anticiper les périodes clés de la vie de votre entreprise, afin que vous puissiez partir en congés l’esprit plus serein.
Avant de fermer votre entreprise cet été, n’hésitez pas à faire un dernier point avec votre expert-comptable. Quelques minutes d’échange peuvent suffire à sécuriser votre départ… et votre rentrée.
